Privacyverklaring

Helmink Communication Solutions B.V.
Helmink Communication Solutions B.V. nader in dit document Helmink te noemen.

Helmink is een ICT-, telecom- en zakelijke- dienstverlener die zich richt op de zakelijke markt (B2B). Diensten die Helmink onder andere aanbiedt zijn: automatisering, detachering, telecom, infrastructuur, databeveiliging, hosting en Business Intelligence Analytics. Bij het aanbieden van deze diensten worden gegevens verwerkt. Het verwerken van deze gegevens is operationeel, technisch en/of juridisch noodzakelijk om onze dienstverlening mogelijk te maken.

1. Waarom verwerkt Helmink uw persoonsgegevens
Helmink kan op verschillende manieren betrokken zijn bij de verwerking van (uw) persoonsgegevens. Allereerst verwerkt Helmink de persoonsgegevens van haar directe en indirecte, bestaande of potentiële relaties, maar uiteraard ook van haar eigen werknemers. Deze verwerking is voor Helmink noodzakelijk om bijvoorbeeld:

• U te kunnen bellen/e-mailen/aanschrijven indien dit benodigd is voor de uitvoering van onze dienstverlening / facturatie
• Om orders te kunnen verwerken, te bezorgen en te plaatsen bij leveranciers
• Om u toegang te kunnen verlenen in online selfservice omgevingen
• Om u te informeren over wijzigingen in wetgeving en onze producten & dienstverlening
• Voor verzending van onze nieuwsbrieven en mailingen met relevante content omtrent trends, nieuwsitems en adoptie van onze producten & diensten en de opvolging daarvan
• In het kader van het uitvoeren, managen en supporten van een met u gesloten overeenkomst
• In het kader van een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens bij te houden (denk aan de belastingdienst)

In al deze gevallen is Helmink (eind)verantwoordelijk voor de bescherming van deze persoonsgegevens. Daarnaast kan Helmink persoonsgegevens verwerken voor derden. Dit doen wij voornamelijk als ICT dienstverlener, bijvoorbeeld bij het hosten van een database van een klant. Helmink is in dat geval de bewerker van de betreffende persoonsgegevens. Omdat Helmink in dat geval niet (eind)verantwoordelijk is voor de bescherming van de persoonsgegevens (dit is en blijft de verantwoordelijke, de eigenaar dus), maakt zij in dat geval graag nadere afspraken met de klant in een zogenaamde bewerkersovereenkomst. Hierin wordt vastgelegd welke gegevens Helmink verwerkt en op welke wijze zij de gegevens zal beschermen voor die klant.

Wij respecteren de privacy van iedereen die in contact komt met Helmink en zijn medewerkers. Wij zorgen dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt. In dit Privacy Statement wordt beschreven hoe Helmink met persoonsgegevens omgaat.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door Helmink
Helmink kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van onze producten en diensten en/of omdat u deze gegevens zelf bij het invullen van een formulier op de website en/of door het sturen en/of beantwoorden van een e-mail aan Helmink heeft verstrekt.
Helmink kan, afhankelijk van de type overeenkomst en uw functie, de volgende persoonsgegevens verwerken:

Klanten en daaraan gerelateerde medewerkers en direct betrokkenen

• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Geboortedatum
• Een kopie van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• Het documentnummer van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• De geldigheid (einddatum) van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Personeelsnummers / afdelingen / kostenallocaties t.b.v. factuur specificaties en/of referenties
• Onderliggende specificaties van afgenomen diensten / verbindingen / hard- en software (licenties)
  IP-adres(sen)
  MAC adres(sen)
  Gekoppelde hard- en software (licenties)
  Inloggegevens en handelingen binnen selfservice omgevingen
  Inloggegevens en handelingen binnen de afgenomen diensten
  Inloggegevens t.b.v. gekoppelde inlogsystemen
  Uitgaand en inkomend vast en/of mobiel belverkeer afhankelijk van de afgenomen diensten
  Uitgaand en inkomend vast en/of mobiel dataverkeer afhankelijk van de afgenomen diensten
• Het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens, anonimiseren, aggregeren, versleutelen diensten / informatie t.b.v. Business Analytics en/of uitvoering van de overeengekomen dienst(en)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

De “onderliggende specificaties van afgenomen diensten / verbindingen / hard- en software (licenties)” zijn gegevens die altijd verwerkt worden in opdracht van onze opdrachtgever en afhankelijk zijn van de overeenkomst. Indien Helmink deze informatie zelf gebruikt ter verbetering van zijn dienstverlenging en/of inzicht te krijgen in het gebruik van onze diensten zal dit altijd op basis van volledig geanonimiseerde gegevens zijn die niet meer zijn terug te herleiden naar personen waardoor deze gegevens dus niet meer als persoonsgegevens worden gezien.

Leveranciers en daaraan gerelateerde medewerkers en direct betrokkenen

• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

Prospects en geïnteresseerde organisaties en daaraan gerelateerde medewerkers en direct betrokkenen

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje, C.V., e-mail, online formulier, hardcopy formulier
• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

Medewerkers (en partners indien van toepassing / relevant) van Helmink

• Voor- en achternaam incl. tussenvoegsel(s) en voorletter(s) indien van toepassing
• Aanhef
• Een kopie van het door u verstrekte legitimatiebewijs aan ons
• BSN-nummer
• Bankgegevens
• Salarisgegevens
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Onderliggende communicatie
  Via post
  Via e-mail
  Via telefonie
  Via contactformulieren
  Via social media

Naast de specifieke punten zoals hierboven benoemd neemt Helmink alle telefoniegesprekken (vast & mobiel) van en naar de nummers van Helmink op. De opgenomen gesprekken worden gebruikt om de medewerkers van Helmink te trainen en kunnen worden gebruikt als referentie bij het maken van afspraken.

In en rond ons pand hangen videocamera’s om onze medewerkers en uw/ons eigendom te beschermen. Deze videocamera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van ons pand wordt u op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het maken van camerabeelden ter voorkoming van ontvreemding en opsporingsdoeleinden.

3. Hoe lang en waar bewaart Helmink deze gegevens
Helmink bewaart uw gegevens zolang dat in het kader van de met u of uw bedrijf gesloten overeenkomst(en) noodzakelijk is tenzij er een administratieve of wettelijke bewaarplicht geldt in welk geval Helmink de gegevens gedurende dat termijn zal bewaren.

• In het geval van de gespreksopname door Helmink is dit maximaal 90 dagen waarna deze gesprekken automatisch worden verwijderd mits deze geen onderdeel zijn van een lopend (juridisch) onderzoek
• In het geval van video opnames in en rond ons pand is dit maximaal 90 dagen waarna deze beelden automatisch worden verwijderd mits deze geen onderdeel zijn van een lopend (juridisch) onderzoek
• Voor prospects en geïnteresseerde organisaties is dat gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect en/of geïnteresseerde.

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen op onze eigen servers in Ridderkerk en/of op onze VPS (Virtual Private Server) omgeving die in Nederland staat.

4. Welke informatie deelt Helmink met anderen en waarom
Voor het leveren van bepaalde diensten maakt Helmink gebruik van derde partijen. Voor zover deze partijen bij het uitvoeren van de betreffende diensten toegang hebben tot uw gegevens, heeft Helmink de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden worden verwerkt. Als een leverancier zich buiten Europa* bevindt, dan garandeert Helmink dat de verwerking van uw gegevens met dezelfde waarborgen is omkleed als bij een verwerking door een leverancier in Europa. Helmink deelt alleen de noodzakelijke informatie. Helmink en derde partijen zijn in sommige situaties verplicht uw gegevens af te staan aan de autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Ook bij het bellen naar het alarmnummer 112 zijn Helmink en derde partijen verplicht uw telefoonnummer mee te sturen. Daarnaast wordt uw telefoonnummer verstrekt aan uitgevers van telefoongidsen en abonnee-informatiediensten als u heeft aangegeven dat uw nummer vermeld mag worden. Als u een afgeschermd telefoonnummer heeft, dan verstrekken wij uw nummer aan andere aanbieders ten behoeve van afscherming van het gebelde nummer op de nota.

Informatie verzameld uit hoofde van dit Privacy Statement, waaronder persoonsgegevens, kan worden gedeeld met één of meer externe partijen voortvloeiend uit een verandering in eigendom of zeggenschap met betrekking tot de werkzaamheden van Helmink (middels fusie, verkoop of anderszins) of andere reorganisatie of samenwerking, of toewijzing, overdracht of andere vervreemding van het gehele of een deel van ons bedrijf, onze activa of onze aandelen (waaronder met betrekking tot faillissement of soortgelijke procedures), en dergelijke informatie kan door een externe partij worden gebruikt in overeenstemming met dit Privacy Statement.

*Buiten de Europese Economische Ruimte, ook wel ‘doorgifte buiten EER’

5. Welke informatie verzamelt Helmink op zijn website(s) en waarom
Op de website van Helmink worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw device, het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden verzameld door het gebruik van cookies en gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Helmink gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren en om bezoekers van zo relevant mogelijke content te voorzien.

6. Cookies accepteren of weigeren
Volgens Nederlandse wetgeving geldt er een informatie- en toestemmingsplicht (opt-in) voor het gebruik van cookies. Een opt-in betekent dat Helmink vooraf toestemming moet vragen om cookies te mogen plaatsen op uw computer, tablet of telefoon. Dit moeten we doen voor iedere site of app die nog niet eerder aan u is getoond. Daarom tonen we u bij een eerste bezoek een pop-up venster, waarin wij u vertellen welke cookies we willen plaatsen.

In dit pop-up venster kunt u aangeven of u hier wel of niet mee akkoord gaat. Zodra u cookies accepteert of weigert, wordt uw IP-adres opgeslagen in onze database. Achter uw IP-adres staat dan of u de cookies (beperkt of volledig) hebt geaccepteerd en op welke datum en tijdstip u dat heeft gedaan. We slaan deze informatie op zodat we uw voorkeur kunnen bewaren. Vervolgens laden we iedere keer dat u onze site of app bezoekt, de juiste cookies. Deze informatie blijft geldig totdat u uw cookies wist of uw voorkeur aanpast.

U kunt er ook voor kiezen om helemaal nooit cookies op u computer toe te staan. U doet dit door uw browserinstellingen aan te passen. Kijk hiervoor in de handleiding van de netwerkbrowser die u gebruikt.

7. Hoe kunt u cookies zelf verwijderen?
U kunt cookies weigeren door simpelweg geen toestemming te geven om cookies op uw computer te plaatsen. Wijzigt u de voorkeuren voor cookies of trekt u uw toestemming voor het plaatsen van cookies helemaal in, dan lezen wij geen cookies meer uit. Wij kunnen al bestaande cookies op uw apparatuur echter niet verwijderen, omdat we geen toegang hebben tot uw computer of telefoon. U kunt zelf bestaande cookies verwijderen via de internetbrowser. Kijk hiervoor in de handleiding van de netwerkbrowser die u gebruikt, zoals Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome of Safari. Ook op de website www.veiliginternetten.nl staat hoe u eerder aangemaakte cookies verwijdert.

Na het verwijderen van cookies herkennen wij uw browser niet meer. Daarom kan het zijn dat u bij het openen van de website of app opnieuw uw voorkeuren moet instellen of moet inloggen. U krijgt dan opnieuw een cookiemelding te zien.

8. Het gebruik van Google Analytics op de website(s) van Helmink
Helmink maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website(s) gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie is volledig geanonimiseerd. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Helmink heeft hier geen invloed op. Helmink heeft Google geen toestemming gegeven om via Helmink verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten of advertentiedoeleinden.

9. Het gebruik van Marketing cookies op de website(s) van Helmink

Helmink maakt gebruik van marketingcookies om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders. Helmink maakt gebruikt van Google Ads en Google Tag Manager om advertenties te publiceren.

Opt-out mogelijkheid

Helmink erkent hoe belangrijk online privacy voor u is, dus bieden wij de volgende optie voor het beheren van de gerichte advertenties die u ontvangt en hoe we uw gegevens gebruiken:

• U kunt ervoor kiezen geen gepersonaliseerde advertenties te ontvangen die door ons of namens ons worden geleverd door op het blauwe pictogram te klikken dat doorgaans in de hoek van de advertenties wordt weergegeven en de instructies te volgen of door hier te klikken.

Als u meerdere browsers of apparaten gebruikt, zullen we u als gebruiker afmelden voor degene die we aan u hebben gekoppeld. Aangezien we mogelijk niet al uw browsers of apparaten hebben verbonden met u als gebruiker, moet u deze opt-out wellicht op elke browser of elk apparaat uitvoeren.

10. Het gebruik van Linkedin Insight Tag op de website(s) van Helmink
De LinkedIn Insight Tag is een stukje lichtgewicht JavaScript-code die we aan onze website(s) hebben toegevoegd om diepgaande campagnerapportage mogelijk te maken en om ons te helpen waardevolle inzichten over onze websitebezoekers te ontsluiten. We gebruiken de LinkedIn Insight Tag om conversies bij te houden, websitebezoekers opnieuw te targeten en aanvullende inzichten te ontsluiten over de interactie van leden met onze LinkedIn-advertenties.

De LinkedIn Insight Tag maakt het verzamelen van metagegevens mogelijk, zoals IP-adresinformatie, tijdstempel en gebeurtenissen zoals paginaweergaven. Alle gegevens zijn versleuteld. De LinkedIn-browsercookie wordt opgeslagen in de browser van een bezoeker totdat deze de cookie verwijdert of de cookie verloopt (er verstrijkt zes maanden na de laatste keer dat de browser van de bezoeker de Insight-tag heeft geladen). U kunt zich afmelden voor cookies van LinkedIn op uw LinkedIn-instellingenpagina en u aanraden om hun cookiebeleid te lezen voor meer informatie.